تستخدم "مايكروسوفت تيمز"؟ إليك 5 ميزات ستغير تجربتك تمامًا

يستخدم أكثر من 320 مليون شخص يوميًا تطبيق "مايكروسوفت تيمز" للتواصل ومشاركة الملفات وتنظيم العمل وغير ذلك، وفقًا لموقع "DemandSage" المتخصص في الإحصاءات والبيانات.

ويوفر التطبيق وسيلة سهلة وآمنة للتعاون في مشروعات Word وPowerPoint، وهو أحد الأسباب التي تدفع الشركات إلى التحول من Google Workspace إلى Microsoft 365.

ويُعد "مايكروسوفت تيمز" أيضًا أحد أشهر تطبيقات اجتماعات ومؤتمرات الفيديو، إذ يأتي في المرتبة الثانية بعد "زووم"، ما يجعله مناسبًا للعاملين عن بُعد في جميع أنحاء العالم.

وإذا كنت جديدًا على "تيمز" أو تستخدمه منذ فترة، فهناك بعض الميزات الأساسية التي ينبغي أن تعرفها، والتي يمكن أن تغير طريقة التنقل داخل مساحة العمل وتنظيمها، بحسب تقرير لموقع "BGR" المتخصص في أخبار التكنولوجيا، اطلعت عليه "العربية Business".

1- الوصول إلى كل شيء من شريط الأوامر

يسهّل شريط الأوامر في تطبيق "تيمز" التنقل داخل المنصة، لأنه يتجاوز مجرد كونه أداة بحث بسيطة. إذ يتيح لك كتابة الشرطة المائلة / لاستخدام أوامر سريعة لتنفيذ إجراءات معينة دون الحاجة إلى الانتقال إلى صفحة أخرى.

ويمكنك أيضًا كتابة هذه الاختصارات في مربع إنشاء الرسائل، لكن بعضها لا يعمل في كلا الموضعين، كما أن أوامر الشرطة المائلة لا تعمل حاليًا على الهواتف المحمولة.

تتوفر قائمة كاملة بأوامر الشرطة المائلة على موقع "مايكروسوفت"، كما يؤدي مجرد كتابة / إلى إظهار اقتراحات بالأوامر المتاحة. وفيما يلي بعض الأوامر التي يُرجح أن تستخدمها كثيرًا.

تتيح اختصارات مثل /available و/brb و/dnd تغيير حالة التوفر بسرعة، حتى يعرف زملاؤك ما إذا كنت متاحًا وما إذا كان بإمكانهم توقع رد سريع منك. ويمكنك أيضًا مسح حالتك بسرعة باستخدام الأمر /reset.

وتشمل الأوامر المفيدة الأخرى ما يلي:

/goto: الانتقال إلى محادثة أو قناة.

/meetnow: بدء اجتماع أو الانضمام إليه.

/settings: فتح قائمة الإعدادات.

وقد تؤدي إضافة تطبيقات معينة إلى "تيمز"، سنتناولها لاحقًا، إلى إتاحة أوامر جديدة تساعدك أيضًا على توفير الوقت والعمل بكفاءة أكبر.

2- التحكم في عدد الإشعارات

إذا كنت تعمل ضمن مؤسسة كبيرة وتشارك في عدد كبير من القنوات، فمن المرجح أن تتلقى الكثير من إشعارات "تيمز". وتُعد الإعلانات المهمة والإشعارات التي تذكر اسمك باستخدام علامة @ ضرورية، لكن بعض القنوات قد تحتوي على رسائل كثيرة لا تتطلب انتباهك فعليًا.

تؤدي كثرة الإشعارات إلى ازدحام مساحة العمل الرقمية، وقد تجعل التركيز على المهمة التي تنجزها أمرًا صعبًا. وفي المقابل، قد تكون هناك قنوات تحتاج إلى متابعتها عن كثب، وفي هذه الحالة ستحتاج إلى التأكد من عدم تفويت أي إشعار مهم.

لذا، يمكنك تخصيص عدد الإشعارات التي تظهر لك من كل قناة، ما يتيح لك كتم إشعارات بعض القنوات أو زيادة التنبيهات الواردة من قنوات أخرى. وللقيام بذلك، انقر على "المزيد من خيارات القناة / More channel options" بجوار اسم القناة، ثم انتقل إلى "إشعارات القناة / Channel notifications" لتحديد تفضيلاتك.

كذلك، تتوفر خيارات لتغيير طريقة ظهور الإشعارات نفسها، ويمكن الوصول إليها من خلال الانتقال إلى "الإعدادات / Settings" ثم "الإشعارات والنشاط / Notifications and activity".

يمكنك ضبط بعض أنواع الإشعارات لتصدر تنبيهات صوتية، وتخصيص نغمة مختلفة لكل نوع، ثم تحديد ما إذا كنت تريد تشغيل هذه الأصوات أثناء الاجتماعات. كما تتوفر خيارات لتغيير حجم الإشعارات والمعلومات التي تتضمنها ومكان ظهورها على الشاشة.

3- يضم "مايكروسوفت تيمز" تطبيقات لمختلف الاحتياجات

يأتي "تيمز" مزودًا ببعض التطبيقات الافتراضية للتعامل مع المهام الأساسية، مثل الدردشة والتقويم، لكن يمكنك أيضًا إضافة تطبيقات من "مايكروسوفت" أو جهات خارجية لتنظيم مساحة العمل وتسهيل إنجاز المهام.

وتشمل الخيارات تطبيقات إنتاجية متقدمة تُستخدم للتعاون ومشاركة الملفات والتعليم، مثل Asana وDropbox وCanva وTurnitin. كما يتوفر وكلاء ذكاء اصطناعي يمكنهم تنفيذ مهام مثل التخطيط وتدوين الملاحظات، إلى جانب منافذ إخبارية متنوعة تتيح قراءة المقالات ومشاركتها دون مغادرة "تيمز".

ويمكن للتطبيقات أيضًا مساعدة منظمي الاجتماعات ومقدمي العروض على الاستعداد لاجتماعات "تيمز" وتحسينها وإرسال الملاحظات المتعلقة بها.

يمكنك إعداد التطبيقات مسبقًا للمهام التي تعرف أنك ستحتاج إليها، مثل الجدولة وتدوين الملاحظات والتفريغ النصي للتسجيلات، أو فتح تطبيقات جديدة أثناء الاجتماع عند الحاجة.

ويساعد استخدام التطبيقات خلال الاجتماعات على تسهيل التعاون وتبادل الملاحظات في الوقت الفعلي، ما يجعل الاجتماعات أكثر تفاعلية وإنتاجية لجميع المشاركين.

4- تثبيت التطبيقات والمحادثات لتسهيل تنظيم مساحة العمل

بالحديث عن التطبيقات، فإن أفضل طريقة لتسهيل الوصول إلى التطبيقات التي تستخدمها باستمرار هي تثبيتها، لتظل ظاهرة على الجانب الأيسر من الشاشة. ويمكن القيام بذلك ببساطة عن طريق النقر بزر الفأرة الأيمن على أيقونة التطبيق واختيار "تثبيت/Pin" أو "إلغاء التثبيت/Unpin".

ويمكن أيضًا تثبيت تطبيق في أعلى قناة أو محادثة بالنقر على "إضافة علامة تبويب". وتُعد هذه الطريقة وسيلة جيدة لمنح جميع المشاركين وصولًا سريعًا إلى الأدوات ذات الصلة. كذلك، يمكنك تثبيت نافذة لتظل ظاهرة فوق التطبيقات الأخرى، حتى عند النقر على شيء خارج تلك النافذة.

ويمكن للمستخدمين أيضًا تثبيت القنوات والمحادثات من خلال الانتقال إلى "المزيد من الخيارات" ثم "تثبيت". كما يمكنك إخفاء القنوات والمحادثات التي لا تحتاج إليها أو لا ترغب في ظهورها، لتنظيم الشاشة دون تفويت الرسائل الجديدة أو الإشارات والتنبيهات التي تصلك عبر القنوات.

5- خيارات إمكانية الوصول

أخيرًا، يوفر "تيمز" مجموعة متنوعة من خيارات إمكانية الوصول التي تجعل المنصة أكثر شمولًا، خاصة للمستخدمين ذوي الإعاقات البصرية أو السمعية أو الحركية.

ويعرض موقع "مايكروسوفت" قائمة كاملة بالأدوات والإرشادات التي يمكن للمستخدمين ومسؤولي الأنظمة الاستفادة منها لجعل "تيمز" أكثر سهولة في الاستخدام.

ويمكن تفعيل العديد من هذه الميزات من خلال الانتقال إلى "الإعدادات والمزيد / Settings and more"، ثم "الإعدادات / Settings"، ثم "إمكانية الوصول / Accessibility".

وتتضمن الميزات المصممة لجعل اجتماعات "تيمز" أكثر سهولة للمستخدمين الصم أو ضعاف السمع، التسميات التوضيحية التي تُنشأ تلقائيًا، والنصوص المكتوبة المباشرة لما يُقال خلال الاجتماع، ووضع لغة الإشارة، الذي يضمن للمستخدمين الذين يعتمدون على لغة الإشارة إمكانية رؤية المترجمين الفوريين الموجودين في المكالمة.

وتشمل الميزات الأخرى، التي لا تقتصر على الاجتماعات، دعم برامج قراءة الشاشة واختصارات لوحة المفاتيح، التي توفر طريقة بديلة للتفاعل مع المنصة.

كما تقدم الأداة اقتراحات لمعالجة المشكلات التي تكتشفها، ما يسهل توفير بيئة عمل أكثر شمولًا وإتاحة للجميع.