اعتمد مجلس التعليم العالي آلية تصديق الوثائق الصادرة عن الجامعات الخاصة (كشف علامات – مصدقة التخرج – الشهادة …..) من قبل رئيس الجامعة الخاصة، مع اتباع عدد من التعليمات والإجراءات الرسمية لتصديقها.
وبموجب القرار الذي حصلت “الوطن” على نسخة منه يتم إرسال صورة عن قرار التخرج المعتمد أصولاً من الجامعة الخاصة المعنية مرفقاً معه كشوف علامات للطلاب الخريجين مصدقة أصولاً وفق الأسماء الواردة بالقرار المرفق من قبلها، ويرسل إلكترونياً ملف بصيغة (Excel) بأسماء الطلاب الخريجين المراد تصديق وثائقهم وفق نموذج محدد.
ويرفق مع قرار التخرج وكشوف العلامات صورة مصدقة أصولاً عن كشف العلامات الخاص بالطلاب الخريجين، وملف الحياة الجامعية للطالب متضمناً بيانات الطالب الشخصية والشهادات التي سجل بموجبها والأعوام التي قضاها في الجامعة، وصوراً مصدقة أصولاً عن وثيقة شهادة الدراسة الثانوية السورية أو صورة مصدقة أصولاً عن الشهادة الثانوية غير السورية وقرار تعادلها من وزارة التربية والتعليم السورية وصورة عن كتاب وزارة الخارجية السورية ومرفقاته المتضمن التأكد من صحة شهادة الثانوية غير السورية، إضافة إلى صورة مصدقة أصولاً عن الشهادات التي يحملها الطالب (معهد – إجازة) مع كشف العلامات إذا كان قد قبل على أساس شهادة أخرى أعلى من الثانوية، وصورة عن كتاب وزارة الخارجية ومرفقاته المتضمن التأكد من صحة هذه الشهادات إذا كانت غير سورية.
كما يتم إرفاق صورة عن قرار تعادل من مديرية تعادل الشهادات من وزارة التعليم العالي والبحث العلمي في حال كانت الشهادات التي يحملها الطالب معهد – إجازة غير سورية، وصورة مصدقة أصولاً عن كشف العلامات، وصورة عن كتاب وزارة الخارجية ومرفقاته المتضمن التأكد من صحة هذا الكشف في حال كان الطالب منقولاً من جامعة أو معهد غير سوري، وصورة مصدقة عن قرارات المجالس الجامعية المتضمنة إعفاء الطالب من مقررات سبق له دراستها عند إعفائه منها.
وشدد القرار على التحقق من صحة الشهادة الثانوية السورية أو كشوف العلامات أو أي وثيقة أخرى سورية قبل على أساسها في الجامعة، وأن يتم تدقيق الوثائق المرسلة من قبل الجامعة الخاصة إلى إدارة المؤسسات التعليمية الخاصة من قبل المسؤول عن القبول والتسجيل في الجامعة الخاصة المعنية مع القسم المختص بالوزارة.
هذا ويتم اعتماد قرار التخرج بعد التصديق عليه من قبل إدارة المؤسسات التعليمية الخاصة، وذلك الإصدار بقية الوثائق من قبل الجامعة، وفي حال كان هناك خطأ ما يعاد قرار التخرج مع الوثانق ليتم تصحيحه.
ويتم التصديق على قرار التخرج من قبل إدارة المؤسسات التعليمية الخاصة من دون المسؤولية عن محتوياتها بموجب (خاتم خاص)، كما يتم تصديق صور المصدقة عن الوثائق (وثيقة التخرج، كشف علامات، الشهادة الكرتونية..) من رئيس الجامعة حصراً، على أن يكون قرار التخرج مصدقاً أصولاً من قبل الوزارة.
وتعد الجامعة الخاصة مسؤولة عن محتوى وثانق التخرج المرسلة إلى إدارة المؤسسات التعليمية الخاصة للتصديق عليها، ويتم إرسال الوثائق المراد تصديقها مع ممثل معتمد من قبل الجامعة الخاصة إلى إدارة المؤسسات التعليمية الخاصة في الوزارة.
ويفتح سجل في وزارة التعليم العالي والبحث العلمي (إدارة المؤسسات التعليمية الخاصة) لكل جامعة خاصة يدوّن فيه قرارات التخرج التي تم تصديقها على أن تدوّن فيه (الاسم الثلاثي للخريج – المواليد- سنة التخرج- التخصص- المعدل – الجنسية)، ولا يجوز تصديق قرار التخرج ما لم يكن مستكمل جميع الموجبات القانونية المذكورة).
